Com a proximidade de um novo ano, torna-se necessário preparar o orçamento anual de logística da empresa. Diante desse compromisso, podem surgir dúvidas entre alguns gerentes logísticos, o que pode atrasar a elaboração desse documento importante para o setor.
Quer descobrir como fazer o orçamento anual de logística da sua empresa? Então, continue lendo este artigo. A seguir, explicamos o que é esse documento e a sua importância para as empresas, além de mostrarmos algumas dicas para a elaboração de um orçamento de sucesso. Boa leitura!
O que é o orçamento anual de logística?
O planejamento orçamentário é crucial para o desenvolvimento de uma empresa. Como o setor logístico é um dos que mais consomem recursos, ele não deve ser negligenciado pelos gerentes da área.
O orçamento anual de logística é um documento que ajuda o gestor a planejar as questões financeiras da empresa, contendo dados como despesas, custos e investimentos previstos para os próximos meses.
O orçamento prevê, por exemplo, custos com a frota de caminhões, gastos com a contratação e treinamento de pessoal, investimentos em segurança do trabalho, entre outras despesas importantes para o funcionamento do setor.
Para que realmente seja útil e reflita a realidade da empresa, ele deve ser elaborado com base nos números dos anos anteriores. Dessa forma, ele é usado para que o gerente tenha noção do capital disponível e consiga definir metas para reduzir custos no próximo ano.
Qual é a importância desse documento para a logística de uma empresa?
Por trazer projeções de despesas e rendimentos, o orçamento anual de logística é uma ferramenta importante para que gestores tomem decisões embasadas e desenvolvam capacidade de planejamento. Entre os benefícios desse documento, destacam-se:
- redução de custos e despesas;
- melhor gerenciamento dos investimentos no setor;
- maior controle das contas;
- otimização do controle de estoque;
- reavaliação das redes de abastecimento e atendimento.
Agora que você entende a importância do orçamento anual para sua empresa, continue a leitura e conheça algumas dicas para elaborar esse documento corretamente.
Como fazer o orçamento anual de logística?
Delimite os níveis de planejamento
A primeira etapa para a construção do orçamento é definir os níveis de planejamento, que em geral são três:
- estratégico: é feita uma análise da empresa a longo prazo. Deve-se considerar despesas, receitas, projeções para o setor e metas não apenas para o próximo ano, mas em um período mais longo;
- tático: nesse nível, a logística é observada de maneira isolada para evitar investimentos e custos desnecessários. Determinam-se metas a médio prazo para o setor;
- operacional: esse é o nível de planejamento mais imediato, no qual é definido o que deve ser feito atualmente. É focado na rotina do setor, acompanhamento dos custos previstos no orçamento, momentos de redução do estoque e até previsão de demandas mais imediatas, como a identificação de oportunidades.
Separe as receitas e as despesas
Antes de fazer o orçamento para o próximo ano, é preciso definir as receitas e as despesas da área. Verifique os números gastos com os processos logísticos nos últimos anos até o presente para montar uma expectativa mais realista para o próximo período.
Lembre-se de comparar o valor que deveria ter sido gasto do que foi efetivamente despendido para incluir uma verba para imprevistos e, assim, evitar prejuízos. Faça a separação das receitas e despesas existentes no setor para perceber o valor disponível para investimentos e a quantia pretendida para faturamento ao longo do ano.
Determine o orçamento
Com base nos números do setor, você deve definir o capital que será necessário para o desenvolvimento e operação da área no próximo ano. Alguns gastos, como as verbas despendidas com a manutenção da frota, evitam despesas maiores no futuro.
Determinar esse orçamento pode ser algo complexo, por isso é preciso muito planejamento e estudo por parte dos gerentes e empreendedores. Mas lembre-se de que o setor de logística, quando bem gerenciado, traz um retorno importante para o negócio.
Acompanhe a execução
De nada adianta elaborar um orçamento “perfeito”, se você não acompanhar a sua execução no dia a dia do setor. O monitoramento cotidiano é essencial para alcançar os resultados esperados para o ano e manter os custos dentro do esperado.
Verifique também o que tem sido bem-sucedido e o que tem falhado. A partir disso, você tem condições de fazer possíveis adequações e correções ao orçamento.
Envolva a equipe
Uma boa gestão de pessoas na logística é fundamental para evitar problemas no setor, como a rotatividade de pessoal, falta de motivação da equipe e o descompromisso com o orçamento.
Certifique-se de que a equipe esteja empenhada para desenvolver o setor, ao compartilhar os principais dados contidos no documento com o time. Lembre-se ainda de realizar reuniões mensais e ouvir o time sobre as suas dificuldades e sugestões. Dessa forma, torna-se possível evitar o prolongamento de problemas e até mesmo o comprometimento das finanças do setor e do negócio.
Preveja riscos e imprevistos
Para evitar imprevistos, é importante ter alguns cuidados, como obter um capital de giro separado para despesas inesperadas. Além disso, vale a pena fazer uma provisão e criar uma reserva para contingências.
Faça atualizações no orçamento
Outro fator é importante é verificar as atualizações que podem ser realizadas no orçamento anual de logística. Afinal, esse documento deve ser encarado como uma espécie de guia ao gestor e funcionários e não como uma série de informações vedadas.
As situações podem mudar, por isso é preciso revisar o orçamento para contemplar oportunidades, alinhá-lo às alterações do mercado e da economia e corrigir valores de taxas e despesas logísticas. Nesse sentido, feedbacks também podem ajudar a manter o documento em dia.
O ideal é que o orçamento anual de logística seja desenvolvido sempre no final do ano, entre outubro e novembro. Dessa forma, o gestor consegue ter uma ideia melhor dos resultados do período atual e pode planejar ações efetivas para os próximos semestres.
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