Controlar a recepção de mercadorias é uma atividade essencial dentro de qualquer empresa e exige muito cuidado. Assim como outros processos organizacionais, atingir sua eficiência é fundamental para garantir bons resultados.
Ter precisão e rapidez durante o recebimento é o que eleva a produtividade logística de ponta a ponta. No entanto, alguns gestores não agem de forma estratégica para garantir um fluxo otimizado e contínuo. Para isso, é necessário compreender por que a recepção é tão relevante e quais práticas podem ser realizadas para superar problemas e gargalos.
Pensando nisso, reunimos tudo que você precisa saber sobre recepção de produtos. Confira.
A importância do recebimento de mercadorias
O principal objetivo da etapa de recebimento é favorecer a cadeia de suprimentos. Com um estoque abastecido, a companhia diminui a frequência de rupturas. Além disso, essa tarefa está diretamente ligada à qualidade da prestação de serviços aos clientes.
Portanto, descarregar e receber itens incorretamente pode danificá-los. Assim como não conferi-los pode fazer a empresa esticar uma mercadoria incorreta. A armazenagem e o manuseio dos produtos realizados de forma irregular dificultam as demais etapas da logística.
No entanto, quando realizado com eficiência, o recebimento deixa todo o processo mais preciso e eficiente, otimizando a preparação e o envio dos pedidos aos compradores. Tudo isso torna a gestão da cadeia de suprimentos mais competitiva.
As etapas do processo de recebimento de mercadorias
A recepção de produtos é composta pelas seguintes etapas:
- agendamento da entrega: a entrega é feita conforme a necessidade da empresa. Aqui é preciso definir uma data favorável junto aos fornecedores;
- Identificação das mercadorias: é realizada a conferência dos produtos solicitados para saber se chegaram conforme a programação;
- conferências das notas fiscais: é verificado se os itens descritos nas notas foram recebidos no veículo de transporte;
- definição do procedimento de descarga: a empresa determina o melhor mecanismo ou recurso para descarregar os produtos a fim de agilizar o processo e não danificar nenhum item;
- verificação de avarias: inicia logo após o processo de descarga. Caso encontre alguma mercadoria fora das especificações desejadas, o pedido é recusado e devolvido ao fornecedor;
- remanejamento e cadastro no estoque: itens recebidos e em conformidade são direcionados ao estoque para serem devidamente cadastrados no sistema.
7 estratégias para otimizar o processo de recebimento de mercadorias
Confira as melhores práticas para aprimorar a recepção de produtos na sua empresa.
1. Monte um planejamento logístico
O planejamento logístico determina como a companhia vai distribuir suas mercadorias e serviços aos clientes, considerando todas as etapas do processo. Logo, é necessário que todo o fluxo de compra e recebimento de itens seja feito de acordo com a necessidade operacional da empresa em relação ao atendimento do seu público.
Isso significa que o plano deve abordar todas as tarefas e recursos necessários, como negociação, compra, recebimento, método de operação, ferramentas de conferência, equipamentos de movimentação e sistemas de armazenagem.
2. Elabore um checklist de recepção
É necessário ter uma visão gráfica a respeito de todo o processo de recebimento, a fim de confirmar seus objetivos operacionais e detectar melhorias.
Para isso, é necessário descrever todas as etapas de recepção para compreender como a chegada de materiais afeta o funcionamento de sua empresa. Depois, basta elaborar um checklist com recomendações de melhorias. Veja um exemplo:
- agendar o recebimento com os fornecedores;
- conferir a quantidade e a integridade das mercadorias;
- recolher as notas fiscais;
- analisar se os itens apresentam defeitos;
- classificar e organizar os produtos;
- definir embalagens e empacotamentos mais adequados;
- gerenciar o estoque para otimizar espaços e favorecer movimentações.
3. Conheça o lead time dos fornecedores
Lead time significa “tempo de espera”, corresponde ao prazo em que um comprador realiza o pedido até o recebimento da mercadoria. Ou seja, é o tempo gasto em uma experiência de aquisição, que começa na solicitação do cliente e finaliza durante a entrega do produto.
Portanto, ao saber o lead time dos fornecedores, sua empresa logística pode se programar para receber os itens com rapidez.
4. Realize a conferência quantitativa
Os números são essenciais para um gerenciamento competente, pois geram referências importantes que facilitam a tomada de decisão. Por isso, dê atenção especial à conferência das notas fiscais, à conformidade das mercadorias com o que foi pedido e ao valor total da aquisição.
Depois, garanta que sua empresa logística receba todos os itens adequadamente. Para isso, organize o espaço a fim de esteja livre de intempéries como chuvas, geadas, umidades e outras condições que podem alterar a integridade dos produtos.
Por fim, verifique se os lotes contêm o mesmo número de unidades, separando os produtos com cuidado para evitar contagens duplicadas. Ao detectar não conformidades, tome as medidas cabíveis para evitar prejuízos.
5. Integre os setores
Para o sucesso de uma operação de recebimento e logística é necessário integrar todos os setores. Dessa forma, trabalhando de forma sequencial, conjunta e harmônica, os resultados se tornam mais eficientes.
Portanto, todos os departamentos envolvidos devem ter uma comunicação direta, principalmente no que se refere à equipe comercial e o time de transporte de cargas. Quando isso acontece, a recepção de produtos fica mais rápida e precisa, com estoques estrategicamente abastecidos. Tal condição favorece diretamente a satisfação da sua clientela.
6. Capacite sua equipe
Treinar os profissionais que atuam na sua empresa é essencial para elevar a produtividade e realizar melhorias. Os colaboradores, quando capacitados, apresentam maior domínio para a resolução de demandas relacionadas à logística colaborativa, sobretudo durante os recebimentos.
A equipe responsável por esse tipo de função fará o confronto entre o que foi pedido, o que está na nota e a mercadoria contida na carga. Assim que algum erro for identificado, estes profissionais tomarão as medidas cabíveis para solucioná-lo.
Com o treinamento do seu time, os colaboradores se sentem valorizados, gerando motivação e compromisso para com a sua empresa.
7. Conte com a ajuda da tecnologia
Alguns gestores acham que a automação operacional é apenas uma forma de sofisticar processos, mas, na verdade, esse investimento simplifica as atividades operacionais. Assim, os recursos tecnológicos são decisivos para entregar agilidade e eficiência.
Com o auxílio de uma ferramenta de ponta — como um sistema de gestão de estoque e leitores de código de barras e QR Code —, você otimiza atividades de agendamento, controle de armazenagem e conferência de notas fiscais, além de favorecer o cálculo de tributos. Todos esses benefícios tornam o recebimento de produtos mais competente.
E então, o que achou das recomendações para melhorar a recepção de mercadorias na sua empresa? Ao colocá-las em prática, suas operações de rotina serão beneficiadas de ponta a ponta. Só não se esqueça de integrar setores e tecnologias para deixar tudo mais ágil e preciso.
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