O mapeamento de processos é uma estratégia que auxilia na organização interna de uma instituição. Ele ajuda a fornecer e a coordenar diversas informações, como o tempo dos fretes, a quantidade de materiais e de produtos necessários, o local de entrega, entre outros dados relevantes para a gestão da frota.
Neste texto, explicaremos quais são os principais passos para que você crie um mapeamento de processos eficiente, além de explicar a importância de fazer esse tipo de procedimento dentro da sua empresa e de mantê-lo organizado e atualizado com certa periodicidade. Vamos lá?
Quais são os principais passos para criar um mapeamento de processos?
Para a execução de um mapeamento de processos efetivo, preparamos um passo a passo com ações simples que podem ser realizadas por você. Assim, nenhuma etapa será pulada, e você alcançará um gerenciamento correto de seus processos e fretes.
Acompanhe os processos
O primeiro passo para fazer um acompanhamento de processos eficiente é justamente fazer uma observação de como a sua empresa funciona hoje em dia. É preciso identificar quais são os processos que atualmente estão sendo feitos com relação ao transporte de cargas e logística, além da organização atual dos mesmos.
À vista disso, já é possível ter uma base das atividades que devem estar presentes no seu novo mapeamento e até mesmo daquelas que podem ser descartadas, por não serem realmente significativas para o desenvolvimento desse setor. Também já poderão ser observadas falhas e oportunidades de aprimoramento.
Algumas informações que podem ser avaliadas são: quais são as entradas e as saídas de materiais e de informações na empresa, quem são as pessoas responsáveis por esses processos, quais são os métodos de trabalho que estão sendo realizados e quem são os clientes.
Esse é o momento de coletar todos os dados necessários. É essencial entender como cada processo funciona, desde a aquisição do produto e a sua preparação, até o processo de entrega da mercadoria e a sua chegada ao cliente. Dessa maneira, você conseguirá realizar com mais facilidade a próxima etapa, que é a criação de um fluxograma.
Faça um fluxograma
O fluxograma é uma representação visual de uma organização de processos. Por meio dele, pode-se visualizar, graficamente, como funciona o processo de entrega dessas cargas de modo geral, e entender a ordem e as etapas realizadas para a chegada dessas mercadorias até o cliente, bem como quem são as pessoas envolvidas em cada uma delas.
É importante que o seu fluxograma seja feito de maneira bem completa e fácil de ser interpretada pelo restante da equipe, uma vez que o apoio de todos os envolvidos no processo é fundamental para conseguir encontrar falhas e/ou queixas nos procedimentos que são feitos atualmente.
Além disso, é preciso ficar atento aos diferentes tipos de fluxograma: diagrama de blocos, fluxograma de processos simples, fluxograma funcional etc. Cada um deles pode ser utilizado em uma situação específica, então é importante avaliar qual a melhor opção para mostrar o fluxo de processos da sua empresa.
Por exemplo: um diagrama de blocos pode ser utilizado para a criação de fluxogramas mais simples, com poucos processos e poucas informações a ser adicionadas. Entretanto, um fluxograma vertical pode ser necessário para áreas mais complexas, em que exista uma riqueza de dados e atividades.
Identifique os erros
Depois de pronto o seu fluxograma, está na hora de analisá-lo e buscar por erros ou oportunidades de melhoria. Aqui, vale a pena contar com a ajuda da equipe responsável pelos processos mostrados, uma vez que ela poderá apontar com maior propriedade as falhas ocorridas durante determinadas atividades.
Ainda, essa equipe poderá dar dicas de implementações que possam ser feitas nessas atividades para que se consiga ganhar mais agilidade ou minimizar o número de erros durante o trabalho. Ao mesmo tempo, você também poderá encontrar melhorias levando em conta as necessidades gerais da instituição.
Refaça processos
Agora, é a ocasião de redesenhar esses processos, resolvendo os erros encontrados e adicionando os pontos de melhoria sugeridos anteriormente. Esse também é o momento para a retirada de certas atividades que não estejam sendo verdadeiramente úteis para o desenvolvimento da área de logística da sua empresa.
Com o mapeamento de processos refeito, é hora de ter um ciclo de monitoramento, a fim de averiguar como o novo fluxo está atuando na prática, fazer testes, e verificar se os erros realmente foram corrigidos e se as melhorias estão surtindo os efeitos desejados.
Caso você perceba que certos problemas continuam, ou que as melhorias não estão surtindo efeito na logística da sua empresa, significa que você deve modificá-lo para resolver esses pontos, e, em seguida, colocar outra vez o novo fluxo para um período de testes e análises, até encontrar a versão ideal.
Por que é importante fazer esse tipo de mapeamento?
O mapeamento de processos é uma técnica muito importante, principalmente em empresas que estão precisando lidar com falta de agilidade nos processos, gargalos de produção ou até mesmo custos exacerbados em algumas atividades. Tudo isso pode ser resolvido com uma análise de como o setor está funcionando.
Além disso, o mapeamento de processos permite que erros sejam precisamente identificados e corrigidos ao mostrar em qual local, atividade ou pessoa eles estão ocorrendo, fazendo com que você poupe tempo e dinheiro.
Outro ponto positivo de investir nessa atividade é com relação a evitar desperdícios. E, quando falamos de desperdício, não é apenas de dinheiro, mas também de tempo, materiais e recursos. Muitas vezes, enquanto poderiam fazer alguma atividade, os funcionários ficam ociosos, durante muito tempo, por conta da lentidão de uma máquina ou por estarem dependendo sem necessidade de outros setores, por exemplo.
E então, conseguiu entender quais são os principais passos de um mapeamento de processos e qual a importância de realizá-lo no seu setor de logística? Em pouco tempo, você perceberá mais produtividade e menos gastos e gargalos no seu setor apenas fazendo algumas mudanças em seus processos.
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