Documentos essenciais para o transporte de cargas, por conectar diferentes cidades e estados, o transporte de matérias-primas e produtos tem uma relevância fundamental para o crescimento da economia brasileira. No país, o modal rodoviário ainda é um dos mais utilizados, mas muitas cargas são levadas também por meio aéreo, hidroviário e ferroviário. Seja qual for a forma escolhida, as empresas precisam ter atenção a um fator em especial: os documentos para transporte de carga.
Estar com a documentação adequada é uma obrigação de fornecedores, transportadoras e quaisquer empresas que lidam com o transporte de mercadorias, sendo essencial para evitar complicações com a lei, multas, apreensão do veículo e outras penalizações.
Você sabe quais documentos para transporte de cargas são essenciais? Não? Então, confira o post que preparamos para você!
1. Código Identificador de Operação de Transporte
Esse documento é recebido caso a operação de transporte de cargas esteja cadastrada no sistema digital da Agência Nacional de Transporte Terrestres (ANTT). O intuito do Código Identificador de Operação de Transporte (CIOT) é regular o pagamento do frete referente à prestação de serviço de transporte de cargas realizado nas rodovias do país.
A numeração do CIOT é exclusiva para cada contrato de frete elaborado e é obrigatória para transportadores autônomos. No entanto, qualquer organização ou pessoa que faça a contratação de serviços de transporte de cargas pode controlar as operações e fazer o pagamento eletronicamente por meio de uma das instituições habilitadas no sistema da ANTT.
2. Manifesto eletrônico de documentos fiscais
Já o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) tem a função de agilizar o registro em lote dos documentos fiscais e identificar cada carga em trânsito. Assim, é indicado para os casos em que o transportador esteja levando mercadorias distintas e exijam a emissão de mais de uma nota fiscal.
Ele identifica o processo de transporte da carga e contém informações como a unidade de carga usada, as características do veículo e do transporte, dados da transportadora etc. Além de ter validade em todo o país, o documento auxilia no monitoramento do deslocamento das mercadorias pelas rodovias nacionais.
Para cada MDF-e, a empresa deve ainda emitir um Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFe), que é a versão impressa dessa documentação.
3. Responsabilidade civil do transportador rodoviário de cargas
Há muitos desafios no transporte de cargas pelas rodovias brasileiras, como acidentes, roubos e outros problemas. Nesse contexto, é essencial a contratação de um seguro de carga.
Chamado de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C), o seguro cobre sinistros e danos a terceiros causados pelo transporte de carga, como:
- capotagem;
- colisão, ou abalroamento;
- tombamento;
- explosão;
- incêndio.
Seja qual for o estado, o seguro traz a garantia da cobertura dos diversos tipos de acidentes que envolvam a necessidade do pagamento de indenizações. O documento é obrigatório e deve constar no Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e).
Entre os dados que devem constar na documentação estão o nome e o CNPJ da seguradora, o número da apólice e o número da averbação. Os valores cobrados dependem do contrato acordado com a seguradora escolhida.
4. Nota fiscal eletrônica
Entre os cuidados necessários com o transporte está a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Esse documento é obrigatório para as operações de compra e venda de mercadorias, assim como de prestação de serviços.
Por ser transmitida pela internet, essa nota fiscal facilita o acesso à documentação para o consumidor, os órgãos públicos e a própria empresa emissora da nota. É um dos mais importantes documentos de transporte de carga.
A nota fiscal não só permite documentar a venda de produtos — com a identificação do vendedor e do comprador — como é útil no recolhimento dos tributos devidos, já que é transmitida pelo emissor para a Receita Federal eletronicamente.
A emissão do documento é realizada pela pessoa jurídica que realizou a venda — que deve ter sido cadastrada anteriormente na Secretaria da Fazenda (Sefaz). O arquivo contém as informações fiscais da operação comercial e precisa ser assinado digitalmente para assegurar a autoria do emissor e a integridade dos dados.
Após a emissão, o documento deve ser transmitido para a Fazenda, já que o órgão é responsável por verificar a sua integridade formal e por expedir um protocolo de recebimento chamado de “autorização de uso”, que permite o transporte da mercadoria.
A versão em papel é chamada de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e serve para facilitar a fiscalização. A documentação impressa deve ser levada por todo o trajeto da carga, desde sua origem até o destinatário, e precisa conter informações que permitam a consulta da nota eletronicamente, como:
- dados do remetente e do destinatário;
- valor total das mercadorias;
- código de barras;
- chave numérica com 44 dígitos.
O DANFE não substitui a nota eletrônica, mas serve para receber a assinatura do destinatário durante a entrega da carga ou prestação do serviço, servindo como um comprovante físico da transação.
5. Conhecimento de transporte eletrônico
Esse é um dos documentos em que a emissão, a recepção e a armazenagem são realizadas de forma eletrônica. O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) serve para documentar a prestação de serviço de transporte de carga e é necessário em operações realizadas por qualquer tipo de modal: rodoviário, aéreo etc.
É obrigatório para as transportadoras e costuma ser solicitado nos postos de fiscalização. As empresas que têm frota de caminhões devem ser credenciadas na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu respectivo estado para terem autorização para emitir o documento.
Por conter a assinatura digital do emitente, tem validade jurídica em toda a extensão do território brasileiro e pode substituir outros documentos fiscais, como, por exemplo:
- conhecimento aéreo;
- conhecimento de transporte rodoviário de cargas;
- conhecimento de transporte ferroviário de cargas;
- nota fiscal de serviço de transporte ferroviário de cargas;
- conhecimento de transporte aquaviário de cargas;
- dentre outros.
Como o ocorre com outros documentos eletrônicos, esse registro também tem uma versão impressa: o Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). Essa declaração é simplificada e não substitui o CT-e, servindo especificamente para acompanhar a carga em trânsito. O DACTE tem dados referentes ao conhecimento de transporte que podem ser consultados no portal da Fazenda.
Além desses documentos, cargas especiais (como medicamentos) e itens que excedam a largura do veículo, por exemplo, podem requerer uma documentação extra para serem transportados.
Nesse contexto, é importante que as empresas estejam atentas aos documentos essenciais para transporte de carga e façam um planejamento que antecipe as necessidades do setor, inclusive com orçamento logístico, para manter as operações dentro da legalidade e prevenir penalizações.
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