Um gestor de qualquer empresa deve priorizar a rentabilidade financeira, eficiência operacional e qualidade do serviço prestado, para atingir bons resultados. Fazer o controle de combustível da frota é uma atitude muito relevante nesse contexto, pois ajuda a otimizar os lucros do negócio.
O controle de abastecimento é uma das operações mais importantes da gestão de frotas, pois permite que a empresa gerencie os gastos e consiga manter a frota trabalhando de forma eficiente. Para que ele seja feito, é preciso tomar algumas atitudes que facilitarão a compreensão dos custos e a previsão financeira.
Neste artigo, apresentaremos 8 dicas de como fazer um controle de combustível da frota eficiente. Continue a leitura!
1. Faça o cadastro dos veículos
O primeiro passo para ter um controle de combustível eficiente é realizar o cadastro de todos os veículos da frota. Isso pode ser feito tanto em uma planilha quanto em um sistema de gestão.
Esse cadastro deve reunir as principais informações sobre os veículos, como marca, ano, modelo, placa e a autonomia média padrão, entre outros dados. Esses números contribuem para a avaliar a performance de cada veículo e de cada motorista.
2. Planeje as rotas
As rotas são um dos fatores mais relevantes quando falamos de consumo de combustível. Por isso, é essencial encontrar maneiras de otimizá-las, visando a diminuição da quilometragem percorrida por cada veículo.
Isso pode ser feito com o auxílio de sistemas de roteirização, que além de definirem a rota de menor quilometragem, também ajudam a encontrar trajeto com menos movimento e com estradas de maior qualidade de pavimentação. Esses fatores resultam em mais eficiência no consumo de combustível.
3. Monitore os hábitos dos motoristas
Outro fator que influencia bastante no consumo são os hábitos dos motoristas. Sendo assim, é importante monitorar como cada um está agindo, verificando desvios na rota, aceleração e frenagens súbitas, por exemplo. A velocidade adotada também é responsável pelo aumento dos gastos com abastecimento, pois exige mais da rotação do motor, o que leva a uma queima de diesel maior.
Com esses dados em mãos, a empresa tem condições de detectar pontos que precisam ser melhorados e funcionários que não estão agindo de acordo com o planejado. Além disso, é fundamental criar campanhas de conscientização que buscam reforçar a importância da prudência no trânsito e da redução de custos.
A empresa deve investir na capacitação dos motoristas, inclusive sobre esse assunto. Afinal, a forma como eles realizam o seu trabalho interfere diretamente na conta final. Sendo assim, é importante realizar palestras e treinamentos que orientem os profissionais para agir da melhor maneira em cada situação.
4. Abasteça em postos confiáveis
Se estamos falando de combustível, os postos têm papel importantíssimo nesse contexto. É preciso abastecer em estabelecimentos confiáveis, com um bom atendimento, com infraestrutura para os motoristas e, principalmente, que entregue um combustível de qualidade no veículo.
Uma boa alternativa é estabelecer parcerias com uma rede de postos, o que também ajuda na negociação por melhores preços, condições e prazos de pagamento. Além disso, é possível combinar para que o posto envie periodicamente um relatório de abastecimentos, que cruzado com os seus dados mostrará a eficiência de cada veículo e motorista.
5. Faça manutenções preventivas
O cuidado com os veículos também é primordial para que eles tenham uma performance saudável, sem aumentar o consumo e os gastos. Portanto, é imprescindível realizar manutenções preventivas, que servem para manter a frota em bom estado e no mais alto nível de desempenho.
A empresa deve ter atenção ao período de revisão preventiva, tendo como base a inspeção de partes mecânicas, hidráulicas e outros componentes que se estiverem em más condições, podem prejudicar o desempenho do veículo. Isso com certeza fará o seu gasto no final do mês ser reduzido.
6. Controle o peso dos veículos
Outro cuidado muito relevante é o peso dos veículos, que deve ser monitorado para que não haja excessos. Quanto mais pesado estiver o veículo, mais combustível ele consumirá. Portanto, é preciso verificar sempre a quantidade transportada e a distribuição de peso no veículo.
A fiscalização desse aspecto ainda impede multas por excesso de peso, outra vantagem para o negócio. A verificação deve ser feita pelos funcionários e gestores da empresa, sempre com a intenção de garantir o cumprimento dos padrões estipulados, ou seja, não deixar ninguém escapar do que foi combinado.
7. Controle a previsão de gastos
Depois de certo tempo de operação da frota, é possível ter uma estimativa de consumo de combustíveis. Interligando os dados de preço e quantidade, a empresa tem em mãos uma projeção realista do custo para os meses seguintes.
Para que o cálculo seja mais próximo da realidade, é preciso considerar alguns fatores relevantes, como sazonalidade, aquisição de novos clientes, perspectiva de crescimento, previsão de demanda, entre outros. Com essas informações, a empresa pode fazer um planejamento adequado e provisionar os recursos para garantir que a operação ocorra sem dificuldades nos próximos meses.
8. Tenha uma frota homogênea
Uma variedade grande de veículos pode dificultar o controle, pois cada tipo exige cuidados específicos. Quando a frota é homogênea, ou seja, com o mesmo veículo em toda frota, o trabalho é otimizado. Quando se tem um mesmo tipo, todos os procedimentos podem ser padronizados e aprimorados.
Com veículos do mesmo modelo, é possível identificar quais estão entregando os resultados esperados e aqueles que estão abaixo do planejado. Isso indica que algo da parte mecânica está com problema ou que a condução está exigindo mais do que deveria. Desse modo, a empresa consegue padronizar os gastos e identificar falhas com mais facilidade.
Neste artigo, trouxemos algumas dicas de como fazer um controle de combustível da frota de modo eficiente. A utilização de um bom software de gestão é a melhor maneira de otimizar essa etapa. Com o auxílio dessa tecnologia, é possível cadastrar todos os dados e obter informações de forma automatizada, trazendo agilidade para os processos. Portanto, vale a pena investir nesse sistema e garantir o melhor para o seu negócio.
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